La Superintendencia de la Economía Solidaria clasifica a sus entidades vigiladas en tres niveles de supervisión teniendo en cuenta la actividad de su objeto social y el monto de sus activos.

 Conforme a lo anterior, existen tres niveles de supervisión, así:

Nivel 1. Cobija a todas las entidades que ejercen actividad financiera, es decir cooperativas especializadas de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito; además, las organizaciones de economía solidaria que mediante acto administrativo la Superintendencia ubique en este nivel.

 Nivel 2. Cobija a cooperativas sin sección de ahorro y crédito, precooperativas, administraciones públicas cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales e instituciones auxiliares cuyos activos a 31 de diciembre de 2011 sean iguales o superiores a $3.116.939.012.

 Nivel 3. Cobija a cooperativas sin sección de ahorro y crédito, precooperativas, administraciones públicas cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales e instituciones auxiliares cuyos sus activos a 31 de diciembre de 2011 sean inferiores a $3.116.939.012.

El nivel de supervisión se tiene en cuenta para determinar, entre otros aspectos, la periodicidad y formularios del reporte de información financiera, el monto a pagar por concepto de tasa de contribución, la aplicación de normas contables y financieras, así como la obligatoriedad o aleatoriedad de los controles de legalidad en temas como constitución de entidades.

Por disposición del Decreto 2159 de 1999, los valores absolutos se ajustan anual y acumulativamente a partir del año 2000. Para el efecto, se aplica la variación.

Cuando la asamblea se realice por el sistema de delegados, deberá allegarse a esta Superintendencia el reglamento para su elección y las actas de escrutinio.

En principio, un asociado que sea desvinculado de la empresa no podrá seguir siendo asociado del fondo de empleados creado al interior de esa empresa. Ahora bien existen condiciones que lo permiten, teniendo en cuenta lo dispuesto en el parágrafo del artí­culo 13 del Decreto 1481 de 1989, el cual señala: "el carácter de asociado no se pierde cuando la desvinculación laboral obedezca a hechos que generan el derecho a pensión, si así­ lo establecen los estatutos; o cuando éstos contemplen la posibilidad de conservar el carácter de asociado

El sector solidario con actividad financiera está conformado por las cooperativas que ejercen entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT's), depósitos de ahorro a la vista (Cuentas de ahorros), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociados, para su posterior colocación, aprovechamiento e inversión.

El ámbito de aplicación es claro, esta normatividad aplica para cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas, por lo cual, si la organización solidaria no está dentro de estos grupos, podrían proactivamente aplicar la norma y adecuarla al negocio, dado que el riesgo operativo está presente en cualquier tipo de negocio. Posiblemente en el futuro se extienda el ámbito de aplicación a otro tipo de organizaciones con lo cual ya tendrían un avance al respecto.

Aquellas organizaciones solidarias que no estén dentro del ámbito de aplicación de la normatividad del SARO, podrían proactivamente aplicar la norma y adecuarla al negocio, dado que el riesgo operativo está presente en cualquier tipo de negocio. Posiblemente en el futuro se extienda el ámbito de aplicación a otro tipo de organizaciones con lo cual ya tendrían un avance al respecto.

Teniendo en cuenta que se está hablando de la implementación de una normatividad, en este caso del Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO), se hace énfasis en que la persona encargada del riesgo operativo tenga experiencia comprobable al respecto, que conozca de metodologías y pueda generar valor para la organización. En este sentido si la persona cumple lo anterior, no tendría inconvenientes en ser el responsable.

Dado que cumplen diferentes funciones, se aconseja que la organización solidaria cuente con ambos cargos y sean personas diferentes.

Se aconseja que la organización solidaria cuente con este cargo dado el alcance y la importancia del mismo.

Se establece en el numeral 5.4 la estructura organizacional y las responsabilidades que cada actor debe cumplir de acuerdo a su rol frente alSistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO), en este sentido se menciona que el responsable de riesgos reporta al representante legal y este a su vez reporta al consejo de administración.

Internamente la organización solidaria debe establecer la periodicidad que los informes de SARO con destino al consejo y representante legal deben tener. Por parte del encargado del SARO, la norma menciona en el numeral 5.4.3. literal K, que mensualmente deberá presentar informe al representante legal y comité de riesgos sobre la evolución del riesgo operativo, entre otros. Adicionalmente el numeral 4.4 Monitoreo, menciona que esta etapa debe llevarse a cabo como mínimo semestralmente, por lo cual, bajo esta periodicidad podría generar un informe al consejo y representante legal con los resultados de dicha labor.

Es válida la iniciativa, sin embargo, debería estar enfocada al nivel de riesgo residual, es decir si el nivel de riesgo residual esta por fuera del apetito de riesgo de la organización solidaria, no deberían esperar un semestre para volver a realizar la medición, sino que deberían generar planes de acción entre otras medidas, para buscar mitigar el riesgo.

Es correcto, los informes de auditoría funcionan en este caso, como insumo para conocer falencias delSistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) y en este sentido poder enfocar las validaciones y ajustes, sin embargo los informes de auditoría no eximen la responsabilidad de desarrollar el ciclo de riesgo (identificación, medición, control y monitoreo) semestralmente.

Es decisión propia de la organización solidaria el contar con un fondo de recursos para mitigar los impactos de las perdidas económicas por riesgo operativo, este se constituiría como un control correctivo.

La ley permite ejercer la actividad financiera a las siguientes entidades cooperativas:

Cooperativas financieras.
Son cooperativas financieras los organismos cooperativos especializados cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera. Su naturaleza jurídica se rige por las disposiciones de la Ley 79 de 1988 y se encuentran sometidas al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia y requieren de su autorización previa para ejercer dicha actividad. Estas cooperativas se consideran establecimientos de crédito y pueden ofrecer sus servicios a terceros no asociados. Art. 40 – Ley 454 de 1998.

Cooperativas de ahorro y crédito.
Son cooperativas de ahorro y crédito los organismos cooperativos especializados cuya función principal consiste en adelantar actividad financiera exclusivamente con sus asociados. También lo son aquellas cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito. Su naturaleza jurídica se rige por las disposiciones de la Ley 79 de 1988 y se encuentran sometidas al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria y requieren de su autorización previa para ejercer dicha actividad. Art. 41 – Ley 454 de 1998.

La actividad financiera y cualquier otra relacionada con el manejo y aprovechamiento de los recursos de captación, previstas en el artículo 335 de la Constitución Política de Colombia, por ostentar el carácter de interés público, sólo pueden ser ejercidas previa autorización del Estado.

Constituyen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro a la vista (cuentas de ahorro), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociado

El legislador definió expresamente lo que se entiende por actividad financiera del cooperativismo en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 100 y 101 de la Ley 795 de 2003, que subrogó el artículo 99 de la Ley 79 de 1988.

Se entiende como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros.

Las entidades vigiladas por Supersolidaria deben reportar el Formulario Oficial de Rendición de Cuentas en medio electrónico y la Información Financiera de Cierre de Ejercicio en medio impreso. El formulario debe ser presentado trimestralmente por las entidades del primer nivel de supervisión; semestralmente por las del segundo nivel y anualmente, por las del tercer nivel. Las entidades del primer y segundo nivel de supervisión deberán presentar el FORMULARIO únicamente ví­a Internet al correo electrónico efinancieros@portalcooperativo.com. Las entidades de tercer nivel podrán presentarlo al mismo correo o por medio magnético en los sitios que defina Confecoop. Para mayor información consulte el capí­tulo 13 de la Circular Básica Contable y Financiera y las cartas circulares que la modifican disponibles en el menú normatividad de nuestra web www.supersolidaria.gov.co

Cada año las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deben pagar la contribución correspondiente, según el informe financiero de Activos reportados en las fechas establecidas, con corte a 31 de diciembre del año anterior.

La contribución anual se distribuye en 2 cuotas en los meses de febrero y agosto y el monto dependerá del nivel de supervisión en que se encuentre la entidad.

Las entidades vigiladas sujetas a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, se clasificarán en tres niveles de supervisión, de acuerdo con su nivel de activos y el desarrollo o no de actividad financiera conforme al Decreto 2159 de 1999.

Nivel 1. El primer nivel se considera como el más alto y exigente de supervisión. En este caso la supervisión, vigilancia y control, aplicará para todas las cooperativas que ejerzan la actividad financiera, en los términos del artículo 39 de la ley 454 de 1998. 

Nivel 2.  El segundo nivel de supervisión se aplicará a aquellas entidades de la economía solidaria que no adelanten actividad de ahorro y crédito con sus asociados. 

Nivel 3.  El tercer nivel de supervisión se aplicará a las entidades de la economía solidaria que no se encuentren dentro de los parámetros de los dos primeros niveles de supervisión y cumplan, a criterio de la Superintendencia de la Economía Solidaria, con las características señaladas en el artículo 6º de la Ley 454 de 1998.

El valor por concepto de tasa de contribución se paga anualmente en dos cuotas febrero y agosto y se calcula con base en los activos reportados a la Supersolidaria al 31 de diciembre del año anterior.

Para constituir entidades con ejercicio de actividad financiera, es decir cooperativas especializadas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito se requiere autorización previa de la Superintendencia. Consulte el Tí­tulo segundo de la Circular Básica Jurí­dica. Para asesorí­a en la constitución de entidades dirí­jase al Departamento Administrativo Nacional de la Economí­a Solidaria Dansocial, ubicado en la Cra 10ª No. 15-22 en Bogotá. Teléfono 3275252

La supervisión se divide en tres funciones: vigilancia, inspección y control, según el mayor o menor grado de injerencia de la Superintendencia en la actividad de las entidades vigiladas y la correlativa, mayor o menor, carga impuesta a éstas por el Estado. No existe una definición legal especí­fica de estas funciones para la Supersolidaria, pero acudiendo a la doctrina y a los principios generales del derecho administrativo sancionatorio y con el alcance otorgado por el artí­culo 25 del Código Contencioso Administrativo, esta Superintendencia considera que se pueden describir así­: - Vigilancia: como la palabra lo indica (vigilare, ver, observar), el Estado sólo observa la conducta de los particulares, sin que esto represente para aquellos ninguna carga o interferencia directa en sus actividades. Así­, por ejemplo, si se hacen los análisis financieros, revisión de estatutos o de otra información que se tenga de las entidades vigiladas, la Supersolidaria cumple con su función de vigilancia, sin que el vigilado se dé cuenta siquiera, en muchos casos, de esta actividad de supervisión del Estado. - Inspección: Aquí­ ya hay una carga para el administrado; su fundamento son las facultades que tiene la Superintendencia en virtud de sus funciones legales, al representar el interés general que prevalece sobre el interés particular. Así­, por ejemplo, el realizar una visita administrativa, el recepcionar una declaración a un representante legal, el requerir la entrega de determinados documentos, constituyen potestades especiales que no tienen los particulares, unos respecto de otros, sino que sólo las tiene el Estado frente a aquellos. - Control: Es el grado más alto de supervisión. De manera excepcional la Supersolidaria, autorizada por la Constitución y la ley, interfiere directamente en la autonomí­a de las entidades vigiladas. Es el caso, por ejemplo, de la orden de remover a un directivo, de la toma de posesión para administrar o liquidar una entidad, de la orden dada de realizar una reforma estatutaria.

Para adelantar los procesos de liquidación voluntaria, las entidades que ejercen actividad financiera deben someterse al régimen previsto en la ley 79 de 1988. Para el efecto, deben remitir los documentos señalados en el Tí­tulo Quinto, Capí­tulo décimo séptimo de la Circular Básica Jurí­dica y solicitar autorización a esta Superintendencia.

La posesión de los órganos directivos de las cooperativas con actividad financiera requiere autorización previa de la Superintendencia. Esta medida cobija a los miembros de los consejos de administración, revisores fiscales y a quienes tengan la representación legal Las posesiones deben inscribirse en la respectiva cámara de comercio. Consulte el Tí­tulo segundo, Capí­tulo octavo de la Circular Básica Jurí­dica.

Para constituir entidades con ejercicio de actividad financiera, es decir cooperativas especializadas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito se requiere autorización previa de la Superintendencia. Consulte el Tí­tulo segundo de la Circular Básica Jurí­dica. Para asesorí­a en la constitución de entidades dirí­jase al Departamento Administrativo Nacional de la Economí­a Solidaria Dansocial, ubicado en la Cra 10ª No. 15-22 en Bogotá. Teléfono 3275252

Las entidades que pueden ejercer actividad financiera son las cooperativas especializadas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, de manera exclusiva con sus asociados, que hayan sido autorizadas previamente por la SUPERSOLIDARIA.

El sector solidario con actividad financiera está conformado por las cooperativas que ejercen entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT's), depósitos de ahorro a la vista (Cuentas de ahorros), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociados, para su posterior colocación, aprovechamiento e inversión.

El sector real de la economí­a solidaria está conformado por las siguientes organizaciones: Asociaciones mutuales, fondos de empleados, instituciones auxiliares de la economí­a solidaria, cooperativas con sección de aporte y crédito, cooperativas multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, cooperativas especializadas en actividades diferentes a la financiera, precooperativas, administraciones públicas cooperativas, cooperativas de trabajo asociado, entre otras. Estas entidades se encuentran bajo la supervisión de la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria.

De conformidad con las leyes 454 de 1998 y 79 de 1988 y los decretos 1333, 1480, 1481 y 1482 de 1989, las siguientes entidades se encuentran bajo la supervisión de esta Superintendencia: a) Sector cooperativo. - Las cooperativas de base o de primer grado. - Los organismos cooperativos de segundo y tercer grados. - Las instituciones auxiliares del cooperativismo. - Las precooperativas. - Las empresas de servicios en las formas de Administraciones públicas cooperativas. b) Otras formas asociativas. - Fondos de empleados. - Asociaciones mutuales. - Instituciones auxiliares de la economí­a solidaria. - Organismos de integración de la economí­a solidaria - Otras formas asociativas solidarias innominadas que cumplan con los requisitos previstos en el Capí­tulo Segundo del Tí­tulo Primero de la Ley 454 de 1998. c) Las organizaciones de la economí­a solidaria que mediante acto de carácter general determine el Gobierno Nacional. Estas entidades son objeto de supervisión por parte de la Superintendencia de la Economí­a Solidaria, siempre y cuando no se encuentren sometidas a la supervisión especializada de otro organismo del Estado, de conformidad con el artí­culo 34 de la Ley 454 de 1998.

•  Cumplan con el mandato de suministrar información a los asociados (D.962/2018)
• Homogenizar la presentación de la información y los resultados.
• Visibilicen la gestión misional y social en forma integral;
• Armonizar los resultados de la actividad financiera con la gestión social.
• Establecer mecanismos de seguimiento – autocontrol (Elemento diferenciador)

No. Por ahora solo es aplicable para las Cooperativas de Ahorro y Crédito.

El Balance Social mide la gestión socioeconómica y de cumplimiento de la responsabilidad social, asumida en el acuerdo solidario; soportada en los valores y principios de la Economía Solidaria.

La administración de la entidad, que ha sigo encargada de direccionar, ejecutar los planes y proyectos en beneficio de los asociados, en concordancia con el mandato de Ley, debe liderar la presentación del Balance Social y Beneficio Solidario.

El reporte del formato del Balance Social y el Beneficio Solidario se deberá realizar en forma anual.

El reporte de Balance Social y Beneficio Solidario se realiza a través de un formulario web diseñado por esta Superintendencia.

El primer informe de Balance Social por Cooperativa, con corte a diciembre de 2020, se encuentra disponible en la página web de esta Superintendencia; el mismo, puede ser consultado por medio del siguiente enlace: https://www.supersolidaria.gov.co/es/content/balance-social

Cuando la organización solidaria implemente la normatividad del Sistema de Administración de Riesgo Operativo (SARO) y específicamente en la etapa de identificación de riesgos, en este caso del proceso de Recursos Humanos, deben abordar el tema planteado para analizar las causas que generan el tener fallas en el proceso de reclutamiento, una vez identificadas las causas deben analizar los controles que podrían implementar para corregir la situación. Para este caso deberían tener perfiles de cargo creados que guarden relación con lo requerido.

Para entidades de segundo nivel de supervisión la periodicidad es trimestral.

Para entidades de tercer nivel de supervisión la periodicidad es semestral.

Para los períodos intermedios (enero a noviembre) las fechas de presentación son del día 01 al 20 de cada mes, después de la fecha de corte. Para el corte de diciembre la fecha de presentación es el último día hábil del mes de enero.

Para periodos intermedios (marzo, junio y septiembre) la fecha de presentación es del 01 al 30 del mes siguiente a la fecha de corte (abril, julio y octubre) y para el corte a diciembre es a partir de la segunda semana de febrero, dependiendo del último dígito del Nit, empezando con 0 -1 el lunes, 2 - 3 martes, 4 -5 miércoles, 6 - 7 jueves y terminando con 8 - 9 el viernes.

Para periodos intermedios (junio) la fecha de presentación es del 01 al 30 del mes siguiente a la fecha de corte (Julio) y para el corte a diciembre es a partir de la segunda semana de febrero, dependiendo del último dígito del Nit, empezando con 0 -1 el lunes, 2 - 3 martes, 4 -5 miércoles, 6 -7 jueves y terminando con 8 - 9 el viernes.

Se puede encontrar en la Circular Básica Contable y Financiera del 28 de diciembre del año 2020, Título II, Capítulo I. Enlace:

https://www.supersolidaria.gov.co/sites/default/files/public/documento_tecnico_cbcf_circular_basica_contable_y_financiera_2020_anexos.pdf

Para consultar el certificado de información reportada realizar los siguientes pasos:

1. Dar clic sobre el botón Sicses / Certificado de información reportada formulario rendición de cuentas.
2. Seleccionar NIT o código de entidad en la opción “Consultar por”.
3. Diligenciar el código o el NIT de la entidad, este último separado con guiones incluyendo el dígito de verificación en la opción “Número”.
4. Dar click en el botón “Generar reporte y Descargar".

Enlace: https://www.supersolidaria.gov.co/es/content/capturador-de-informacion-financiera

Los canales de comunicación para el soporte técnico y funcional del aplicativo Sicses son:

• PBX (+57) (601) 7560557 extensiones 10407 - 10408 - 10409 - 10410.
• Línea directa: (+57)(601) 7469511.
• Vía Correo electrónico: preguntascapturador@supersolidaria.gov.co
• Chat Hangouts: preguntascapturador@supersolidaria.gov.co
• Atención Presencial: Avenida Calle 24 (Esperanza) # 60 - 50 - Piso 8 - Centro Empresarial Gran Estación

El horario de atención presencial y virtual es de lunes a viernes de 8:30 am a 4:30 pm en jornada continua.

Las cooperativas que ejercen actividad financiera y las organizaciones solidarias que, mediante acto administrativo emitido por esta Superintendencia, hayan sido elevadas a primer nivel, porque su situación jurídica, financiera o administrativa así lo amerita.

Las organizaciones solidarias que no ejercen actividad de ahorro y crédito con sus asociados y que posean activos, al 31 de diciembre de 2022, iguales o superiores a CINCO MIL CIENTO CINCUENTA Y CINCO MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y DOS MIL QUINIENTOS CINCO PESOS M/CTE ($5.155.932.505).

Las organizaciones solidarias que no ejercen actividad de ahorro y crédito con sus asociados y que posean activos, al 31 de diciembre de 2022, menores a CINCO MIL CIENTO CINCUENTA Y CINCO MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y DOS MIL QUINIENTOS CINCO PESOS M/CTE ($5.155.932.505).

Es un número o código de control que asigna la Supersolidaria a cada entidad, una vez haya transmitido el reporte de constitución y estado de situación financiera inicial de las organizaciones vigiladas, Formato 166, generado en el aplicativo SICSES.

Se puede enviar desde cualquier correo al correo efinanciero@supersolidaria.gov.co.

Verificar que la fecha del aplicativo en la opción de fecha de versión tenga la misma fecha que la publicada en la página web.

El nombre del usuario y clave de acceso son:

Nombre de usuario: USUARIO

Clave de acceso: USUARIO

Nombre de usuario: Q

Clave de acceso: Q

El aplicativo permite diligenciar y validar el formulario oficial de rendición de cuentas de varias entidades.

Para mayor información comunicarse con el grupo de atención al capturador de información financiera “GASCIF”.

Para que el aplicativo permita ver el lista de formatos, debe ingresar al programa como administrador.

Ejemplo: Sobre el ícono del SicsesT, dar clic derecho y ejecutar como administrador.

Los formatos que aplican a todas las entidades son:

• F9998 . Identificación.
• F9999 – Asociados, empleados y deudores por venta de bienes y servicios.
• F3 - Catálogo Único de cuentas con Fines de Supervisión.
• F130 – Información estadística.
• F9013 – Informe individual de aportes.
• Los demás formatos se habilitan de acuerdo con la información diligenciada en los formatos mencionados anteriormente.

El formato 162 se debe reportar dentro de los treinta días calendario siguientes a la celebración de la asamblea general en la que se aprobó la distribución de los excedentes.

Nota: Este formato se reporta, solo si la entidad obtuvo excedentes.

El sistema permite generar el archivo solamente con el formato 162 de la siguiente manera:

1. Dar clic sobre el botón “Generar archivo”.
2. Seleccionar el formato en el periodo diligenciado.
3. Dar clic sobre el botón “Validar y generar archivo”.
4. Guardar el archivo en la carpeta que el usuario desea seleccionar.

El mensaje aparece al diligenciar los formatos de Cartera de Créditos, Captaciones, Aportes y Usuarios, significa que hay mucha información almacenada en las tablas de alguno de estos formatos y no deja importar o registrar un campo más.

Si al realizar el proceso de importación y este no es exitoso, se recomienda cerrar el aplicativo, realizar un repara e importar nuevamente el archivo.

Se presenta al momento de dar clic varias veces en el botón validar. Se recomienda dar clic una sola vez y esperar que el programa realice el proceso.

Se habilita, al seleccionar la opción SÍ. en el campo: ¿El directivo tiene parientes dentro de la organización solidaria? del formato de órganos de dirección y control -F8888- en alguno de sus registros.

Se habilita, al seleccionar la opción SÍ en el campo: ¿El directivo es Accionista, Socio o Directivo de Sociedades que tienen vínculos de negocios con la Organización Solidaria? del formato de órganos de dirección y control -F8888- en alguno de sus registros.

Por la resolución de la pantalla en algunos equipos el programa no permite ver los campos finales del formato, se recomienda dar clic sobre el botón cambiar en la barra superior del formato, para diligenciar los campos en forma manual (Estos campos aplican para el contador y revisor fiscal).

Para ver el instructivo HelpSicses presionar la tecla F1 dentro del formato del programa.

Cuando se va a corregir información ya reportada.